Voor je werk naar het buitenland verhuizen is spannend. Een nieuwe stad, een nieuwe baan, misschien een nieuwe taal. Maar voor veel mensen blijkt het papierwerk het lastigste deel van de verhuizing.
Er bestaat geen checklist die voor iedereen werkt. Wat je nodig hebt, hangt af van waar je naartoe gaat, je nationaliteit en het soort werk dat je gaat doen. Verhuis je als Nederlander naar Spanje, dan ziet je traject er heel anders uit dan wanneer je met een working holiday-visum naar Australië gaat of met een baanaanbod naar Canada.
Toch komen steeds dezelfde documenten terug: je paspoort, geboorteakte, diploma’s, bewijs van voldoende middelen en een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). En is een document opgesteld in een taal die de instantie in je bestemmingsland niet accepteert? Dan heb je meestal een gecertificeerde vertaling nodig voordat je het kunt gebruiken voor een officiële aanvraag.
In deze gids lees je wat je moet regelen voordat je vertrekt, wat je kunt verwachten als je eenmaal bent aangekomen, en welke fouten mensen het vaakst vertraging opleveren.
Begin met het juiste visum
Voordat je een vlucht boekt of een baan in het buitenland aanneemt, zoek je uit met welk visum of welke vergunning je legaal in je bestemmingsland mag werken.
Met een toeristenvisum, of als toerist zonder visum mag je een land bezoeken. In de meeste landen mag je er niet mee werken. Werken zonder de juiste toestemming kan leiden tot boetes, problemen met de immigratiedienst of moeite met het verkrijgen van een visum in de toekomst.
Afhankelijk van je situatie heb je een van deze nodig:
- Werkvisum: voor mensen die in een ander land in loondienst gaan werken.
- Working holiday visum: hiermee kunnen jonge reizigers tijdelijk in een land wonen en werken terwijl ze het land ontdekken.
- Digital nomad visum: in sommige landen beschikbaar voor mensen die op afstand werken voor een werkgever of bedrijf buiten het bestemmingsland.
- Verblijfsvergunning: vaak nodig als je langere tijd blijft, zeker als je verblijf met werk te maken heeft.
- Werkvergunning via een werkgever: in sommige landen kan een werkgever een buitenlandse werknemer sponsoren voor een specifieke functie.
Als EU-burger mag je zonder werkvergunning wonen en werken in andere EU-landen. Je moet je wel lokaal inschrijven, en je krijgt nog steeds te maken met een groot deel van het papierwerk.
Voordat je een lang verblijf boekt, check je de regels op de officiële immigratiewebsite van je bestemmingsland of bij de ambassade.
Lees ook onze tips voor het aanvragen van een Working Holiday Visum voor Nieuw-Zeeland.
Deze documenten heb je nodig voordat je vertrekt
Weet je welk visum je nodig hebt? Maak dan een checklist van de documenten die je moet aanleveren. Afhankelijk van de aanvraag en je bestemming heb je een deel of alles van het volgende nodig:
- Geldig paspoort (vaak nog minstens zes maanden geldig na je geplande verblijf)
- Geboorteakte
- Huwelijksakte of echtscheidingsakte
- Cijferlijsten
- Diploma’s
- Beroepskwalificaties, als je in een gereglementeerd beroep werkt, zoals in de zorg
- Arbeidscontract of baanaanbod
- Bankafschriften of ander bewijs van voldoende middelen
- Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) of een ander uittreksel uit het strafregister
- Medische verklaring
Let op: zijn je documenten niet opgesteld in de officiële taal van je bestemmingsland, dan heb je meestal een gecertificeerde vertaling nodig van een erkende vertaler. Een Nederlandse geboorteakte zegt een ambtenaar in Portugal of Japan weinig zonder vertaling.
Check de eisen voordat je een vertaling bestelt. Sommige instanties schrijven precies voor welk type vertaler, welke certificering of welk formaat ze accepteren.
Een handige tip als je binnen de EU verhuist: voor sommige documenten, zoals een geboorteakte, kun je bij je gemeente een meertalig standaardformulier aanvragen. Daarmee is een vertaling soms niet nodig. Vraag van tevoren na of de instantie in je bestemmingsland dit accepteert.
Heb je een apostille of legalisatie nodig?
Buitenlandse instanties willen vaak bewijs dat je documenten echt zijn voordat ze die accepteren. Daarvoor is meestal een apostille of legalisatie nodig.
Zijn zowel Nederland als je bestemmingsland aangesloten bij het Apostilleverdrag van Den Haag? Dan is een apostille genoeg. Een apostille is een stempel of verklaring die bevestigt dat een openbaar document echt is. Die wordt afgegeven door een aangewezen instantie in het land dat het document heeft uitgegeven.
Is je bestemmingsland niet aangesloten bij het Apostilleverdrag? Dan moet je document gelegaliseerd worden. Dat gebeurt in meerdere stappen. Voor Nederlandse documenten loopt dit meestal via het ministerie van Buitenlandse Zaken en daarna via de ambassade of het consulaat van het land van bestemming.
Deze extra stap is nodig omdat een ambtenaar in een ander land niet zomaar kan controleren of een Nederlandse geboorteakte echt is. De apostille of legalisatie doet die controle voor hen.
In Nederland geeft de rechtbank apostilles af voor de meeste openbare documenten, en voor diploma’s regel je dit via DUO. Check de precieze werkwijze op de website van de Rijksoverheid voordat je een aanvraag doet.
Binnen de EU hoeft voor sommige openbare documenten, zoals geboorte- en huwelijksakten, geen apostille meer. Ook dit hangt af van het document en de instantie, dus vraag het altijd na.
De precieze eisen verschillen per land en per instantie. Check voordat je iets opstuurt de officiële instructies van de ambassade, de immigratiedienst, je werkgever of de lokale overheid.
Documenten die je nodig hebt na aankomst
Het papierwerk stopt niet zodra je bent geland. In je eerste weken moet je meestal het volgende regelen:
- Inschrijving bij de gemeente: in veel landen moet je je adres binnen een bepaalde termijn laten registreren bij de lokale overheid.
- Verblijfsvergunning of verblijfskaart: was je visum alleen bedoeld om het land in te komen, dan moet je mogelijk nog een verblijfskaart ophalen of aanvragen.
- Fiscaal identificatienummer: nodig om te werken, salaris te ontvangen en vaak ook om een woning te huren.
- Sociaalverzekeringsnummer: voor zorg, pensioen en werk. Vergelijkbaar met het BSN in Nederland.
- Lokale bankrekening: veel werkgevers betalen salaris alleen uit op een lokale rekening.
- Zorgverzekering: in sommige landen moet je die geregeld hebben voordat je je kunt inschrijven of kunt gaan werken.
- Rijbewijs omwisselen: je Nederlandse rijbewijs is soms maar een beperkte tijd geldig nadat je ergens inwoner bent geworden.
- Registratie bij je werkgever of arbeidsbureau: in sommige landen schrijft je werkgever je in, in andere landen doe je dat zelf.
Deze stappen hangen vaak van elkaar af. Je hebt bijvoorbeeld een lokaal adres nodig om een bankrekening te openen, en een bankrekening om een huurcontract te tekenen. Neem je belangrijkste documenten en eventuele vertalingen dus mee, want je gaat ze nodig hebben.
Werken in het buitenland: arbeids- en belastingdocumenten
Verhuizen voor je werk betekent ook dat je de administratieve kant van je baan moet begrijpen.
Zodra je begint met werken, krijg je te maken met een nieuwe set documenten:
- Arbeidscontract
- Bewijs van adres: vaak een huurcontract of een energierekening.
- Belastingregistratie: bij de lokale belastingdienst.
- Salarisdocumenten: loonstroken en jaaropgaven.
- Sociale premies: bewijs van wat je hebt afgedragen, belangrijk voor je pensioen later.
Bewaar kopieën van je arbeidscontract, loonstroken en andere belangrijke werkdocumenten. Een bewijs van adres heb je ook nodig als je een bankrekening opent, je aanmeldt voor diensten of officiële aanvragen doet.
Belasting is nog zoiets om over na te denken voordat je vertrekt. Je belastingverplichtingen kunnen afhangen van:
- Waar je woont
- Hoe lang je blijft
- Waar je werkgever gevestigd is
- Waar je je inkomen verdient
- Of je nog sterke banden met Nederland hebt, zoals een woning, partner of gezin
- De belastingregels en het belastingverdrag tussen Nederland en je bestemmingsland
Verhuizen naar het buitenland betekent niet automatisch dat je geen belastingverplichtingen meer hebt in Nederland. En als je in een ander land belastingplichtig wordt, kan dat nieuwe aangifte- of betalingsverplichtingen met zich meebrengen.
De regels rond fiscale woonplaats kunnen ingewikkeld zijn. Check daarom de actuele informatie van de Belastingdienst en de belastingdienst in je nieuwe land, en schakel een belastingadviseur in als je situatie niet duidelijk is.
Veelgemaakte fouten met papierwerk
- Het verkeerde visum aanvragen. Lees de voorwaarden goed. Een visum dat bij je reis past, past niet per se bij je baan.
- Denken dat je met een toeristenvisum mag werken. In de meeste landen mag dat niet, ook niet bij sommige vormen van werken op afstand.
- Alles tot het laatste moment uitstellen. Sommige documenten zijn pas na weken binnen, zeker als ze uit het buitenland moeten komen.
- Verlopen documenten inleveren. Check de vervaldatum van je paspoort en eventuele vergunningen.
- Geldigheidstermijnen vergeten. Een VOG of ander uittreksel uit het strafregister wordt vaak alleen geaccepteerd als het recent is, soms niet ouder dan drie tot zes maanden.
- Ervan uitgaan dat Engels altijd volstaat. Veel instanties accepteren alleen documenten in hun eigen taal, ook in landen waar veel Engels wordt gesproken.
- De legalisatiecheck overslaan. Zoek op tijd uit of een document een apostille, legalisatie of vertaling nodig heeft.
- Geen kopieën bewaren. Scan alles wat je inlevert en bewaar de bestanden op een plek waar je ook vanuit het buitenland bij kunt.
De eenvoudigste manier om de meeste van deze fouten te voorkomen: begin met de officiële eisen van je bestemmingsland, reken terug vanaf je vertrekdatum en regel apostilles en vertalingen voor al je documenten op tijd.
